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Rapports d’avancement

Guide d’accompagnement

Tous les trimestres, vous recevrez un courriel vous invitant à soumettre votre rapport sur le portail, 30 jours avant l’échéance, suivi de rappels dans les deux semaines précédant la date limite.

Si, à un quelconque moment au cours de votre projet, un changement survient et a une incidence sur la portée, le budget, les livrables, les activités, les partenaires, la propriété intellectuelle, la sécurité des données ou l’avancement potentiel du projet, veuillez en informer sans délai votre agent de programme par courriel, sans attendre le prochain cycle de rapports.

Les rapports d’avancement des projets financés doivent être envoyés 30 jours après la fin d’un cycle de rapports (par exemple, les rapports de janvier à mars doivent être envoyés le 30 avril). Les retards dans la soumission des rapports d’avancement peuvent entraîner un retard dans les paiements. Pour être complet, un rapport doit contenir des rapports d’avancement et des rapports financiers.

  • Vous devez soumettre des rapports trimestriels (rapports A à C), un rapport annuel (rapport D) et un rapport de clôture du projet.
  • La soumission des rapports se fait sur le portail, au moyen d’une combinaison de champs de texte à remplir et de menus déroulants. Il est aussi possible de téléverser des documents justificatifs supplémentaires.
  • Une fois les documents soumis, le CNC les examine comme indiqué ci-dessous. Le CNC peut ensuite envoyer une demande de révision par l’entremise du portail, précisant les renseignements supplémentaires nécessaires ainsi que la date limite de soumission.

Ce que nous recherchons

  • Selon votre plan de projet (annexe B.1 de votre accord de financement), les rapports d’avancement doivent établir un lien clair avec les éléments suivants :
    • les résultats du projet;
    • les activités;
    • les jalons liés aux livrables;
    • les numéros de jalon.

Vous devrez également estimer le pourcentage de votre projet qui est achevé.

  • Nous examinerons toutes les activités et tous les livrables prévus pendant la période visée pour le trimestre, et nous les comparerons aux activités indiquées dans votre rapport d’avancement.
    • Dans le cas où des activités prévues pour d’autres périodes sont réalisées ce trimestre, veillez à les mentionner et à expliquer pourquoi elles sont effectuées au cours de ce trimestre.
    • Les dépenses indiquées dans votre rapport financier doivent être cohérentes par rapport aux activités du projet (par exemple, s’il y a des dépenses liées aux déplacements, nous nous attendons à ce qu’il y ait une activité liée à ces déplacements, comme la participation à des conférences, à des salons professionnels, etc.)
  • L’utilisation de puces dans les rapports est une méthode efficace et efficiente.
  • Si vous souhaitez soumettre des renseignements supplémentaires (par exemple, si le nombre de mots est insuffisant, si vous devez indiquer les titres et les auteurs des documents soumis ou les titres des cours, etc.), vous pouvez téléverser un fichier PDF en plus de votre rapport financier.

Dans les rapports B et D, vous devrez également répondre à des questions concernant les mises à jour des partenaires du projet, les accords de propriété intellectuelle et la sécurité des données, et indiquer si vous envisagez des difficultés susceptibles de compromettre l’avancement du projet.

Dans votre rapport annuel (rapport D), vous devrez mettre à jour les indicateurs clés de performance que vous avez soumis au début du projet, dresser la liste et décrire les résultats académiques et non académiques obtenus à ce jour.

Après les quatre premiers trimestres de rapport, votre agent de programme pourrait communiquer avec vous pour discuter de l’avancement du projet ou de la révision des prévisions budgétaires, au besoin.

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