Guide de remboursement des dépenses

Ce guide présente la manière de remplir le modèle pour la partie financière des rapports trimestriels et financiers du projet financé. Les frais admissibles et non admissibles sont détaillés pour chacune des catégories et sont accompagnés de conseils pour que les demandes de remboursement soient exactes et conformes aux exigences. Au moment de remplir vos demandes de remboursements, pensez aux éléments suivants :

  • toutes les dépenses doivent être conformes au plan de projet et respecter le budget approuvé pour le projet;
  • les frais déclarés doivent être admissibles et avoir été engagés entre la date de début et la date de fin du projet;
  • les dépenses faisant l’objet d’une demande de remboursement doivent clairement contribuer au projet.
Toutes les dépenses pour lesquelles un remboursement est demandé doivent correspondre à des coûts engagés au cours du trimestre visé par le rapport. Il ne doit s’agir ni d’estimations ni de coûts prévus. L’équipe du projet doit conserver les pièces justificatives aux fins de la validation des coûts.
 

Vous trouverez une liste des définitions des différents types de dépenses, comprenant les renseignements financiers et comptables suite à l’attribution du financement, dans le Guide du programme de financement : post-attribution

Frais de main-d’œuvre (salaires)

Les frais de main-d’œuvre comprennent les salaires payés pour des activités directement liées aux livrables du projet, par le biais du système de paie de l’organisation.
  • Le salaire du personnel qui travaille directement sur le projet en occupant des fonctions techniques au cours de la période de déclaration. Seul le taux horaire doit être inclus et non la rémunération globale. Consultez la section « Conseils » pour plus de détails.
  • Les augmentations de salaire accordées en cours de trimestre de déclaration doivent être clairement indiquées en séparant les différents taux horaires et les heures associées sur des lignes distinctes. Consultez la section « Conseils » pour plus de détails.
  • Le salaire de base du personnel du projet.
  • Le personnel temporaire, saisonnier ou travaillant sur le projet pour une durée déterminée, rémunéré par le biais du système de paie de l’organisation.
  • Les frais engagés pour rémunérer du personnel d’une organisation partenaire travaillant sur le projet en occupant des fonctions techniques et dont la rémunération est comptabilisée dans le système de paie de l’organisation partenaire.
  • Les salaires considérés comme des bourses d’études ou des allocations lorsque l’étudiant occupe une fonction technique pour soutenir les jalons et les livrables du projet et qui sont payés au moyen du système de paie de l’organisation.
  • Les salaires comptabilisés comme des paiements forfaitaires prévus par une entente formelle signée. Aucun taux horaire n’est requis pour déclarer le paiement de sommes forfaitaires. Toutefois, l’entente de service à laquelle est prévu le versement d’un tel montant forfaitaire pourra être exigée dans le cadre de la procédure d’examen des pièces justificatives.
  • Toutes contributions de contrepartie sous forme de frais de main-d’œuvre (salaires) doivent être identifiées comme étant « en espèces ».
  • Les avantages sociaux, y compris les REER, les prestations d’AE et du RPC versées par l’entreprise, ainsi que l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires. Ces frais doivent plutôt être indiqués dans la catégorie Frais indirects.
  • Les heures supplémentaires, primes et indemnités.
  • Les primes accordées au personnel.
  • Le travail de supervision des cadres supérieurs, sauf si le gestionnaire travaille directement sur les livrables du projet en fournissant une expertise technique.
  • Les bourses d’études ou les allocations versées à un étudiant en contrepartie de sa participation à un projet d’étude ou à un groupe de discussion, car celles-ci ne sont pas admissibles selon les lignes directrices du programme.
  • Les frais liés au personnel administratif et de soutien. Ces frais doivent plutôt être indiqués dans la catégorie Frais indirects.
  • Nombre d’heures maximum par trimestre : d’ordinaire, on compte de 480 à 520 heures de travail pouvant être déclarées par trimestre pour un membre du personnel travaillant sur le projet, selon si le trimestre se compose de 12 ou 13 semaines.
  • Augmentations de salaire : les augmentations de salaire doivent apparaître dans deux postes de dépenses pour séparer les différents taux. À titre d’exemple, si la demande de remboursement couvre la période d’avril à juin, et que le personnel du projet a reçu une augmentation de salaire à compter du 1er mai, le bénéficiaire doit indiquer le taux du 1er au 30 avril dans un poste et le taux du 1er mai au 30 juin dans un deuxième poste. Expliquez toute modification du taux horaire dans le champ des commentaires.

Catégorie Sous-traitants et consultants

Cette catégorie comprend les frais des personnes ou des organisations de consultation qui soutiennent directement les livrables du projet, y compris les frais de sous-traitance, mais aussi tout équipement acheté par un sous-traitant pour le projet. Ces frais sont facturés et non payés par le biais du système de paie de l’organisation.

  • Les salaires facturés considérés comme des bourses d’études ou des allocations lorsque l’étudiant occupe une fonction technique pour soutenir les jalons et les livrables du projet.
  • Veuillez prendre note que les contributions de contrepartie qui financent les salaires des sous-traitants doivent être classées dans la catégorie « En espèces ». L’équipement acheté par le sous-traitant spécifiquement pour le projet doit être classé dans la catégorie « En espèces ». L’équipement loué ou emprunté (c’est-à-dire qui n’a pas été acheté spécifiquement pour le projet) doit être classé dans la catégorie « En nature ».
  • Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ).
  • La rémunération du personnel travaillant sur le projet comptabilisée dans le système de paie de l’organisation.
  • Dans le cas où seule une partie de la facture serait imputée au budget du projet, veuillez l’expliquer dans le champ des commentaires avec la répartition des frais en pourcentage, le cas échéant. À titre d’exemple : demande de remboursement partiel de 2 000 $ en raison d’autres travaux non liés au projet inclus dans la facture. Autre exemple, qui permet de contextualiser la situation : demande pour 50 % de la facture, car les frais ont été répartis entre le projet et une autre initiative commerciale.

Autres frais directs

Les autres frais directs soutenant directement les livrables du projet comprennent les matériaux et matières consommables, les activités de commercialisation (par exemple, démonstration de produits, études de marché, groupes de discussion, brevets, salons professionnels, réunions avec les clients/utilisateurs finaux) et tous autres frais marginaux.
  • Les frais d’inscription à la conférence.
  • Les coûts liés aux logiciels qui soutiennent directement les jalons et les livrables du projet.· Veuillez prendre note que les articles achetés avec des contributions de contrepartie doivent être classés dans la catégorie « En espèces » s’ils ont été achetés ou loués spécifiquement pour être utilisés dans le cadre du projet. Les articles empruntés ou donnés dans le cadre du projet doivent être classés dans la catégorie « En nature ».
  • Les frais de déplacement, y compris les billets d’avion, l’hébergement, les repas et les frais de déplacement accessoires. Ces frais doivent être imputés à la catégorie Déplacement.
  • Les frais d’adhésion au CNC, et tous autres frais d’adhésion, ne sont pas admissibles.
  • Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ).
  • Les fournitures de bureau, la papeterie, les frais postaux, et les frais généraux de logiciels et de licences. Ces frais doivent généralement être imputés à la catégorie Frais indirects.
  • Les frais de recrutement et les coûts associés sont pas admissibles dans le cadre du programme.
  • Les cadeaux ou les prix ne sont pas admissibles dans le cadre du programme.
  • Devises étrangères : pour les dépenses effectuées en devises étrangères, veuillez indiquer la devise et le taux de change au moment de la transaction dans les colonnes K et L de la catégorie Frais directs, prévus à cet effet.
  • Dans le cas où seule une partie de la facture serait imputée au budget du projet, veuillez l’expliquer dans le champ des commentaires avec la répartition des frais en pourcentage, le cas échéant. À titre d’exemple : demande de remboursement partiel de 2 000 $ en raison d’autres travaux non liés au projet inclus dans la facture. Autre exemple, qui permet de contextualiser la situation : demande pour 50 % de la facture, car les frais ont été répartis entre le projet et une autre initiative commerciale.

Équipement

Important : le total des frais liés à l’équipement ne peut excéder 20 % du financement du CNC.  La catégorie de l’équipement comprend les frais liés aux articles qui contribuent directement à la réussite des livrables du projet, tels que l’achat ou la location de matériel informatique, d’équipements à usage spécifique ou d’infrastructures. Elle comprend également les frais de modernisation ou de mise à jour d’équipement existant pour réaliser les livrables du projet.
  • L’équipement acheté ou modernisé spécifiquement pour soutenir les jalons du projet.
  • Veuillez prendre note que les articles achetés avec des contributions de contrepartie doivent être classés dans la catégorie « En espèces » s’ils ont été achetés ou loués spécifiquement pour être utilisés dans le cadre du projet. Les articles empruntés ou donnés dans le cadre du projet doivent être classés dans la catégorie « En nature ».
  • Les coûts en logiciels. Ces coûts doivent être imputés à la catégorie Autres frais directs.
  • Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ).
  • L’équipement général pour l’organisation.
  • Les garanties prolongées. Elles doivent être imputées à la catégorie Frais indirects.
  • Si la demande ne comprend qu’une partie de l’équipement, veuillez en fournir l’explication dans le champ des commentaires. S’il s’agit d’un pourcentage du coût total, veuillez indiquer le pourcentage dans le champ des commentaires.
  • Si le montant total de votre financement du CNC est de 100 000 $, les frais d’équipement ne peuvent excéder 20 000 $, soit 20 % du montant total du financement du CNC.

Déplacement et promotion

Les frais de déplacement et de promotion doivent contribuer directement à la réalisation des livrables et à la réussite globale du projet. Les frais de voyage et de promotion de l’organisation qui ne soutiennent pas spécifiquement le projet ne sont pas admissibles.
  • Tous les frais de déplacement (billets d’avion, hébergement, repas, dépenses accessoires, kilométrage) directement liés au projet, y compris les déplacements à l’étranger. Veuillez vous assurer que les frais de déplacement sont séparés par membre du personnel du projet et par événement de déplacement lié au projet. Il est possible d’inclure plusieurs factures sur un même poste, pourvu que les frais se rapportent à un membre du personnel du projet et à un seul événement de déplacement.
  • Les frais de repas quotidiens doivent être consolidés en utilisant les montants des indemnités journalières prévues par le Conseil national mixte plutôt que de soumettre des reçus pour chaque repas. Consultez la section « Conseils » ci-dessous pour plus de détails.
  • Taxes locales associées aux frais énumérés ci-dessus et encourues à l’extérieur du Canada.
  • Veuillez prendre note que la plupart des frais de déplacement payés avec des contributions de contrepartie sont classés dans la catégorie « En espèces ». Cependant, si une autre organisation commandite un événement (par exemple, en offrant des laissez-passer gratuits ou en prenant en charge les déplacements), ces frais sont classés dans la catégorie des contributions « En nature ».
  • Les frais d’inscription à la conférence. Ces frais doivent être imputés à la catégorie Autres frais directs.
  • Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ) lors d’un déplacement au Canada.
  • L’assurance voyage; elle doit être imputée à la catégorie Frais indirects.
  • Les surclassements de siège. Ils ne sont généralement pas admissibles.
  • Les frais de déplacement quotidien, les boissons alcoolisées, le service de voiturier, les frais d’émission d’un passeport sauf si le déplacement est requis et urgent, les frais de permis de conduire, les boissons et les films et à bord d’un avion, le service de minibar et les films dans la chambre d’hôtel, les articles personnels (articles de toilette, magazines, etc.), le service de buanderie et les frais de carte de crédit lors de l’utilisation d’une carte de crédit personnelle pour des avances de fonds.
  • Taux journaliers: simplifiez vos remboursements de frais de déplacement en utilisant les taux journaliers prévus par la directive du Conseil national mixte, conformément aux annexes B, C et D. Si vous demandez le remboursement des taux prévus par cette directive, le personnel affecté au projet doit être remboursé selon ces mêmes taux.
  • Plafonds des dépenses : les frais de déplacement doivent être conformes à la directive sur les voyages du Conseil national mixte (appendices B et C) ou aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Les frais qui dépassent ces recommandations pourraient ne pas être entièrement recevables.
  • Conseil du Conseil national mixte: assurez-vous d’utiliser la bonne version de chaque annexe, en veillant à ce que le trimestre concerné corresponde à la version affichée (par exemple, pour les coûts de juillet à septembre, n’utilisez pas la version du 1er octobre, mais la version précédente).
  • Annulation: les frais d’annulation de voyage (hôtel, vol, etc.) ne sont généralement pas admissibles.

Frais encourus à l'extérieur du Canada

Important : plafond de 10 % de la demande de financement présentée au CNC.
  • Sous-traitant étranger travaillant directement sur les livrables du projet à l’extérieur du Canada.
  • Chercheurs étrangers travaillant directement sur les livrables du projet à l’extérieur du Canada.
  • Équipement situé à l’extérieur du Canada pour soutenir directement les livrables du projet.
  • Taxes locales associées aux frais énumérés ci-dessus et encourues à l’extérieur du Canada.
  • Veuillez prendre note que les contributions de contrepartie qui financent les salaires du personnel non canadien travaillant à l’extérieur du Canada doivent être classées dans la catégorie « En espèces ». Veuillez prendre note que les articles achetés avec des contributions de contrepartie doivent être classés dans la catégorie « En espèces » s’ils ont été achetés ou loués spécifiquement pour être utilisés dans le cadre du projet. Les articles empruntés ou donnés dans le cadre du projet doivent être classés dans la catégorie « En nature ».
  • Frais de déplacement des résidents canadiens pour des voyages à l’étranger. Ces frais doivent être imputés à la catégorie Déplacement et promotion, et non pas aux Frais encourus à l’extérieur du Canada.
  • Les frais d’inscription à des événements à l’extérieur du Canada (internationaux) ne doivent pas être imputés aux Frais engagés à l’extérieur du Canada, mais plutôt aux Autres frais directs.

Frais indirects (frais généraux)

Important : le total de ces frais ne peut excéder 15 % du financement du CNC. Les frais indirects ne servent pas directement à la réalisation du projet. Ils comprennent les frais généraux et les frais administratifs. Les frais imputés à cette catégorie sont à la discrétion du projet financé; aucune explication ou pièce justificative ne sera exigée. Veuillez noter que les avantages sociaux, y compris les REER, l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires, doivent être imputés à cette catégorie. Veuillez prendre note que les avantages ou les primes des employés qui sont payés avec des contributions de contrepartie doivent être classés comme des contributions « En espèces ». Les articles achetés avec des contributions de contrepartie doivent être classés dans la catégorie « En espèces » s’ils ont été achetés ou loués spécifiquement pour être utilisés dans le cadre du projet. Les articles empruntés ou donnés dans le cadre du projet doivent être classés dans la catégorie « En nature ».
  • Les frais liés au personnel non technique du projet (personnel administratif et personnel de soutien).
  • Les frais de supervision du projet par le personnel de direction.
  • Les frais généraux et administratifs.
  • Les primes accordées au personnel du projet.
  • Les avantages sociaux, y compris les REER, l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires du personnel du projet.
  • L’assurance voyage pour les déplacements dans le cadre du projet.
  • Les fournitures de bureau, la papeterie, les frais postaux, et les frais généraux de logiciels et de licences.
  • Les frais d’adhésion au CNC, et tous autres frais d’adhésion, ne sont pas admissibles.
  • Les frais généraux de l’organisation qui ne profitent pas au projet.
  • Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ).
  • Les frais de recrutement.
  • Les cadeaux et les prix ne sont pas admissibles.
  • Si le montant total de votre financement du CNC est de 100 000 $, les frais indirects ne peuvent excéder 15 000 $, soit 15 % de ce montant.
  • Les fournitures de bureau, la papeterie, les frais postaux, les coûts liés aux logiciels généraux et aux licences doivent généralement être affectés à cette catégorie.
  • Vous trouverez la liste complète des frais admissibles et inadmissibles dans votre Accord avec le bénéficiaire ultime.
  • Veuillez prendre note que les frais indirects ne peuvent excéder 55 % du financement du CNC en ce qui concerne la main-d’œuvre.