Guide d’accompagnement

• Le salaire du personnel qui travaille directement sur le projet, y compris le personnel occupant des fonctions techniques au cours de la période couverte par le rapport. Seul le taux horaire doit être inclus et non la rémunération globale. Consultez la section « Conseils » pour plus de détails.  

• Le salaire de base du personnel du projet. 

• Le personnel temporaire, saisonnier ou travaillant sur le projet pour une durée déterminée, rémunéré par le biais du système de paie de l’organisation. 

• Les salaires considérés comme des bourses d’études ou des allocations lorsque l’étudiant occupe une fonction technique pour soutenir les jalons et les livrables du projet. 

• Toutes contributions de contrepartie sous forme de frais de main-d’œuvre (salaires) doivent être identifiées comme étant « en espèces ». 

• Les avantages sociaux, y compris les REER, les prestations d’AE et du RPC versées par l’entreprise, ainsi que l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires. Ces frais doivent plutôt être indiqués dans la catégorie Frais indirects.  

• Les heures supplémentaires, primes et indemnités. 

• Les primes accordées au personnel. 

• Le travail de supervision des cadres supérieurs, sauf si le gestionnaire travaille directement sur les livrables du projet en fournissant une expertise technique. Le travail des cadres supérieurs doit généralement être imputé à la catégorie Frais indirects, sauf si les circonstances exigent que le cadre exerce une fonction technique dans le cadre du projet.  

• Les bourses d’études ou les allocations pour lesquelles un tiers rembourse les frais de scolarité de l’étudiant, car elles sont inadmissibles selon les lignes directrices du programme. 

• Les frais liés au personnel administratif et de soutien. Ces frais doivent plutôt être indiqués dans la catégorie Frais indirects. 

• Taux horaire : le calcul du taux horaire du salaire d’un employé se fait en divisant le salaire annuel par les heures annuelles habituelles. Pour calculer les heures annuelles, si la semaine de travail habituelle d’un employé est de 40 heures : 40 heures x 52 semaines = 2 080 heures par année. 

• Salaires fixes : le personnel du projet, qui est rémunéré selon un tarif fixe par le biais du système de paie, devra tout de même fournir une ventilation de son taux horaire. 

• Augmentations de salaire : les augmentations de salaire doivent apparaître dans deux postes de dépenses pour séparer les différents taux. À titre d’exemple, si la demande de remboursement couvre la période d’avril à juin, et que le personnel du projet a reçu une augmentation de salaire à compter du 1er mai, le bénéficiaire doit indiquer le taux du 1er au 30 avril dans un poste et le taux du 1er mai au 30 juin dans un deuxième poste. Expliquez tout changement dans le champ des commentaires. 

• Dans le cas où seule une partie de la facture serait imputée au budget du projet, veuillez l’expliquer dans le champ des commentaires avec la répartition des frais en pourcentage, le cas échéant. À titre d’exemple : demande de remboursement partiel de 2 000 $ en raison d’autres travaux non liés au projet inclus dans la facture. Autre exemple, qui permet de contextualiser la situation : demande pour 50 % de la facture, car les frais ont été répartis entre le projet et une autre initiative commerciale.  

• Veuillez prendre note que les contributions de contrepartie qui financent les salaires des sous-traitants doivent être classées dans la catégorie « En espèces ». L’équipement acheté par le sous-traitant spécifiquement pour le projet doit être classé dans la catégorie « En espèces ». L’équipement loué ou emprunté (c’est-à-dire qui n’a pas été acheté spécifiquement pour le projet) doit être classé dans la catégorie « En nature ». 

• Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ). 

• Devises étrangères : pour les dépenses effectuées en devises étrangères, veuillez indiquer la devise et le taux de change au moment de la transaction dans les colonnes K et L de la catégorie Frais directs, prévus à cet effet. 

• Dans le cas où seule une partie de la facture serait imputée au budget du projet, veuillez l’expliquer dans le champ des commentaires avec la répartition des frais en pourcentage, le cas échéant. À titre d’exemple : demande de remboursement partiel de 2 000 $ en raison d’autres travaux non liés au projet inclus dans la facture. Autre exemple, qui permet de contextualiser la situation : demande pour 50 % de la facture, car les frais ont été répartis entre le projet et une autre initiative commerciale. 

• Veuillez prendre note que les articles achetés avec des contributions de contrepartie doivent être classés dans la catégorie « En espèces » s’ils ont été achetés ou loués spécifiquement pour être utilisés dans le cadre du projet. Les articles empruntés ou donnés dans le cadre du projet doivent être classés dans la catégorie « En nature ». 

• Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ). 

• Les fournitures de bureau, la papeterie, les frais postaux, et les frais généraux de logiciels et de licences. Ces frais doivent généralement être imputés à la catégorie Frais indirects. 

• Les frais de recrutement et les coûts associés sont pas admissibles dans le cadre du programme. 

• Devises étrangères : pour les dépenses effectuées en devises étrangères, veuillez indiquer la devise et le taux de change au moment de la transaction dans les colonnes K et L de la catégorie Frais directs, prévus à cet effet. 

• Si la demande ne comprend qu’une partie de l’équipement, veuillez en fournir l’explication dans le champ des commentaires. S’il s’agit d’un pourcentage du coût total, veuillez indiquer le pourcentage dans le champ des commentaires. 

Veuillez prendre note que les articles achetés avec des contributions de contrepartie doivent être classés dans la catégorie « En espèces » s’ils ont été achetés ou loués spécifiquement pour être utilisés dans le cadre du projet. Les articles empruntés ou donnés dans le cadre du projet doivent être classés dans la catégorie « En nature ». 

• Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ). 

• De l’équipement général qui n’a pas été acheté ou modernisé spécifiquement pour contribuer à la réussite du projet.  

• Les garanties prolongées. Elles doivent être imputées à la catégorie Frais indirects.

• Tous les frais de déplacement (billets d’avion, hébergement, repas, dépenses accessoires, kilométrage) directement liés au projet, y compris les déplacements à l’étranger. 

• Taxes locales associées aux frais énumérés ci-dessus et encourues à l’extérieur du Canada. 

• Veuillez prendre note que la plupart des frais de déplacement payés avec des contributions de contrepartie sont classés dans la catégorie « En espèces ». Cependant, si une autre organisation commandite un événement (par exemple, en offrant des laissez-passer gratuits ou en prenant en charge les déplacements), ces frais sont classés dans la catégorie des contributions « En nature ». 

• Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ) lors d’un déplacement au Canada.  

• L’assurance voyage; elle doit être imputée à la catégorie Frais indirects.  

• Les surclassements de siège. Ils ne sont pas admissibles.  

• Les frais de déplacement quotidien, les boissons alcoolisées, le service de voiturier, les frais d’émission d’un passeport sauf si le déplacement est requis et urgent, les frais de permis de conduire, les boissons et les films et à bord d’un avion, le service de minibar et les films dans la chambre d’hôtel, les articles personnels (articles de toilette, magazines, etc.), le service de buanderie et les frais de carte de crédit lors de l’utilisation d’une carte de crédit personnelle pour des avances de fonds. 

• Plafonds des dépenses : les frais de déplacement doivent être conformes à la directive sur les voyages du Conseil national mixte (appendices B et C) ou aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Les frais qui dépassent ces recommandations pourraient ne pas être entièrement recevables. 

• Annulation : les frais d’annulation de voyage (hôtel, vol, etc.) ne sont généralement pas admissibles. 

• Sous-traitant étranger travaillant directement sur les livrables du projet à l’extérieur du Canada.  

• Chercheurs étrangers travaillant directement sur les livrables du projet à l’extérieur du Canada.  

• Équipement situé à l’extérieur du Canada pour soutenir directement les livrables du projet. 

• Taxes locales associées aux frais énumérés ci-dessus et encourues à l’extérieur du Canada. 

• Veuillez prendre note que les contributions de contrepartie qui financent les salaires du personnel non canadien travaillant à l’extérieur du Canada doivent être classées dans la catégorie « En espèces ». Veuillez prendre note que les articles achetés avec des contributions de contrepartie doivent être classés dans la catégorie « En espèces » s’ils ont été achetés ou loués spécifiquement pour être utilisés dans le cadre du projet. Les articles empruntés ou donnés dans le cadre du projet doivent être classés dans la catégorie « En nature ». 

• Frais de déplacement des résidents canadiens pour des voyages à l’étranger. Ces frais doivent être imputés à la catégorie Déplacement et promotion, et non pas aux Frais encourus à l’extérieur du Canada. 

• Les frais d’inscription à des événements à l’extérieur du Canada (internationaux) ne doivent pas être imputés aux Frais encourus à l’extérieur du Canada, mais plutôt aux Autres frais directs ou aux Frais de déplacement et de promotion, selon le cas. 

• Les frais liés au personnel non technique du projet (personnel administratif et personnel de soutien). 

• Les frais de supervision du projet par le personnel de direction. 

• Les frais généraux et administratifs. 

• Les primes accordées au personnel du projet. 

• Les avantages sociaux, y compris les REER, l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires du personnel du projet. 

• L’assurance voyage pour les déplacements dans le cadre du projet. 

• Les fournitures de bureau, la papeterie, les frais postaux, et les frais généraux de logiciels et de licences. 

• Les frais généraux de l’organisation qui ne profitent pas au projet. 

• Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ). 

• Les frais de recrutement. 

• Si le montant total de votre financement du CNC est de 100 000 $, les frais indirects ne peuvent excéder 15 000 $, soit 15 % de ce montant.  

• Les fournitures de bureau, la papeterie, les frais postaux, les coûts liés aux logiciels généraux et aux licences doivent généralement être affectés à cette catégorie. 

• Vous trouverez la liste complète des frais admissibles et inadmissibles dans votre Accord avec le bénéficiaire ultime. 

• Veuillez prendre note que les frais indirects ne peuvent excéder 55 % du financement du CNC en ce qui concerne la main-d’œuvre.