Guide d’accompagnement
Ce guide comporte des directives pour remplir le modèle de rapport dans le cadre des rapports d’avancement du bénéficiaire ultime.
REMARQUE : les dépenses faisant l’objet d’un remboursement doivent être directement liées au projet; les frais organisationnels ne sont pas admissibles (voir Frais indirects).
Vous trouverez une liste des définitions des différents types de dépenses, comprenant les renseignements financiers et comptables suite à l’attribution du financement, dans le guide Appel à propositions 2024 – Guide du programme de financement : post-attribution.
Frais de main-d’œuvre (salaires)
Les frais de main-d’œuvre comprennent les salaires payés pour des activités directement liées aux livrables du projet.
- Le salaire du personnel qui travaille directement sur le projet, y compris le personnel occupant des fonctions techniques au cours de la période couverte par le rapport. Seul le taux horaire doit être inclus et non la rémunération globale. Consultez la section « Conseils » pour plus de détails.
- Toutes contributions de contrepartie sous forme de frais de main-d’œuvre (salaires) doivent être identifiées comme étant « en espèces ».
- Les avantages sociaux, y compris les REER, l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires. Ces frais doivent plutôt être indiqués dans la catégorie Frais indirects, sous « Avantages sociaux ».
- Les heures supplémentaires, primes et indemnités.
- Le travail de supervision des cadres supérieurs, sauf si le gestionnaire travaille directement sur les livrables du projet en fournissant une expertise technique. Le travail des cadres supérieurs doit généralement être imputé à la catégorie Frais indirects, sauf si les circonstances exigent que le cadre exerce une fonction technique dans le cadre du projet.
- Taux horaire : le calcul du taux horaire du salaire d’un employé se fait en divisant le salaire annuel par les heures annuelles habituelles. Pour calculer les heures annuelles, si la semaine de travail habituelle d’un employé est de 40 heures : 40 heures x 52 semaines = 2 080 heures par année.
Autres frais directs
Les autres frais directs soutenant directement les livrables du projet comprennent les frais de sous-traitance et de consultation (catégorie distincte dans le modèle de rapport financier trimestriel), les matériaux et matières consommables, les activités de commercialisation et tous autres frais marginaux.
- Dans le cas où seule une partie de la facture serait imputée au budget du projet, veuillez l’expliquer dans le champ des commentaires avec la répartition des frais en pourcentage, le cas échéant. À titre d’exemple : demande de remboursement partiel de 2 000 $ en raison d’autres travaux non liés au projet inclus dans la facture. Autre exemple, qui permet de contextualiser la situation : demande pour 50 % de la facture, car les frais ont été répartis entre le projet et une autre initiative commerciale.
- Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ).
- Les fournitures de bureau, la papeterie, les frais postaux, et les frais généraux de logiciels et de licences. Ces frais doivent généralement être imputés à la catégorie Frais indirects.
- Devises étrangères : pour les dépenses effectuées en devises étrangères, veuillez indiquer la devise et le taux de change au moment de la transaction dans les colonnes K et L de la catégorie Frais directs, prévus à cet effet.
Équipement
Important : le total des frais liés à l’équipement ne peut excéder 20 % du financement du CNC.
La catégorie de l’équipement comprend les frais liés aux articles qui contribuent directement à la réussite des livrables du projet, tels que l’achat ou la location de matériel informatique, d’équipements à usage spécifique ou d’infrastructures. Elle comprend également les frais de modernisation ou de mise à jour d’équipement existant pour réaliser les livrables du projet.
- Si la demande ne comprend qu’une partie de l’équipement, veuillez en fournir l’explication dans le champ des commentaires. S’il s’agit d’un pourcentage du coût total, veuillez indiquer le pourcentage dans le champ des commentaires.
- Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ).
- De l’équipement général qui n’a pas été acheté ou modernisé spécifiquement pour contribuer à la réussite du projet.
- Les garanties prolongées. Elles doivent être imputées à la catégorie Frais indirects.
Déplacement et promotion
Les frais de déplacement et de promotion doivent contribuer directement à la réalisation des livrables et à la réussite globale du projet. Les frais de voyage et de promotion de l’organisation qui ne soutiennent pas spécifiquement le projet ne sont pas admissibles.
- Tous les frais de déplacement (billets d’avion, hébergement, repas, dépenses accessoires, kilométrage) directement liés au projet, y compris les déplacements à l’étranger.
- Les taxes de vente du Canada (TVH, TPS, TVP, TVQ) lors d’un déplacement au Canada.
- L’assurance voyage; elle doit être imputée à la catégorie Frais indirects.
- Les surclassements de siège. Ils ne sont pas admissibles.
- Les frais de déplacement quotidien, les boissons alcoolisées, le service de voiturier, les frais d’émission d’un passeport sauf si le déplacement est requis et urgent, les frais de permis de conduire, les boissons et les films et à bord d’un avion, le service de minibar et les films dans la chambre d’hôtel, les articles personnels (articles de toilette, magazines, etc.), le service de buanderie et les frais de carte de crédit lors de l’utilisation d’une carte de crédit personnelle pour des avances de fonds.
- Plafonds des dépenses : les frais de déplacement doivent être conformes à la directive sur les voyages du Conseil national mixte (appendices B et C) ou aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Les frais qui dépassent ces recommandations pourraient ne pas être entièrement recevables.
- Annulation : les frais d’annulation de voyage (hôtel, vol, etc.) ne sont généralement pas admissibles.
Frais encourus à l’extérieur du Canada
Important : plafond de 10 % de la demande de financement présentée au CNC.
- Sous-traitant étranger travaillant directement sur les livrables du projet à l’extérieur du Canada.
- Chercheurs étrangers travaillant directement sur les livrables du projet à l’extérieur du Canada.
- Équipement situé à l’extérieur du Canada pour soutenir directement les livrables du projet.
- Taxes locales associées aux frais énumérés ci-dessus et encourues à l’extérieur du Canada.
- Frais de déplacement des résidents canadiens pour des voyages à l’étranger. Ces frais doivent être imputés à la catégorie Déplacement et Promotion, et non pas aux Frais encourus à l’extérieur du Canada.
Frais indirects (frais généraux)
Important : le total de ces frais ne peut excéder 15 % du financement du CNC. Il ne peut pas non plus excéder 55 % du financement du CNC en ce qui concerne la main-d’œuvre.
Les frais indirects ne servent pas directement à la réalisation du projet. Ils comprennent les frais généraux et les frais administratifs. Les frais imputés à cette catégorie sont à la discrétion du bénéficiaire ultime; aucune explication ou pièce justificative ne sera exigée. Veuillez noter que les avantages sociaux, y compris les REER, l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires, doivent être imputés à cette catégorie.
- Si le total de votre demande pour TOUS les frais directs est de 100 000 $, les frais indirects ne peuvent excéder 15 000 $, soit 15 % du total de votre demande.